W ostatnim czasie dość głośno zrobiło się o akcji „Bezpieczna transakcja”. Pod tym jednym pojęciem ujmuje się wiele działań, zarówno ustawodawcy jak i bezpośrednio Ministerstwa Finansów oraz Krajowej Administracji Skarbowej. Wszystkie podejmowane po to, by walczyć z przestępczością gospodarczą i popełnianymi oszustwami podatkowymi. Różne wprowadzane narzędzia mają ograniczać te nieprawidłowości oraz wspierać legalny biznes. Cały program zakłada jednak dość duże zaangażowanie indywidualnych podatników, w tym konieczność dochowania przez nich tak zwanej „należytej staranności”. Czym jest ta należyta staranność w rozumieniu organów podatkowych oraz jak biała lista podatników VAT wpisuje się w tę strategię zmian i reform?

Należyta staranność VAT

W trakcie weryfikacji rynku i podmiotów, urzędy skarbowe natykają się na nieprawidłowości, oszustwa, czy nawet tak zwane karuzele VAT. Nie wszyscy uczestnicy tych procesów są jednak świadomi, że ich kontrahenci działają nieuczciwie, nie płacą podatków itp.. W takich sytuacjach podczas kontroli urzędnicy, żeby sprawdzić czy dany podmiot miał wiedzę o oszustwach, będą zwracać uwagę właśnie na tak zwaną „należytą staranność”. W uproszczeniu, żeby udowodnić, że nie wiedziało się o nielegalnym procederze, podatnik powinien móc wykazać, że starał się sprawdzić kontrahenta, w odpowiednich rejestrach czy posiada wymagane koncesje i zezwolenia i czy działał zgodnie z obowiązującymi normami prawnymi oraz etycznymi.

Biała lista podatków VAT – konkretne obowiązki i sankcje

Jednym z nowych, uruchomionych niedawno narzędzi, jest tak zwana biała lista podatników VAT. Jest to dostępny bezpłatnie, elektroniczny wykaz podatników VAT, który obejmuje wcześniejsze wykazy podmiotów niezarejestrowanych, zarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych. Biała lista podatników VAT ruszyła od dnia 1 września 2019 roku i jej używanie do 31 grudnia 2019 jest fakultatywne. Od 1 stycznia 2020 ma jednak stać się podstawowym narzędziem do weryfikacji i sprawdzania kontrahentów pod rygorem określonych konsekwencji za niewykonanie tej analizy. Ustawodawca w ramach białej listy podatników VAT podaje, między innymi, odpowiednio wskazane przez przedsiębiorców numery rachunków firmowych – i tylko te oficjalne numery powinny być przez podmioty gospodarcze w użyciu. W przypadku jeżeli dokonywana jest płatność powyżej 15 000 zł, podatnik powinien sprawdzić, czy rachunek podany na fakturze VAT zgadza się z tym w wykazie białej listy. Jeżeli tego nie zrobi, nie będzie mógł zakwalifikować wydatku do swoich kosztów uzyskania przychodu oraz może ponieść odpowiedzialność za niezapłacone zobowiązania podatkowe, wraz ze swoim partnerem biznesowym. Właśnie w ten sposób na konkretnym przykładzie funkcjonującego już narzędzia, ustawodawca narzuca podatnikowi pewne działania (aktywność), w celu możliwości nieponiesienia negatywnych konsekwencji.

Przykłady dobrych praktyk

W tym miejscu warto rekomendować podjęcie kilku kroków, w celu zabezpieczenia swojego położenia:

• zweryfikuj podmiot w białej liście podatników VAT – nowe podstawowe narzędzie;
• sprawdź kontrahenta w innych odpowiednich rejestrach.

Unikać natomiast należy:

• nierealnych cenowo transakcji (tak zwany zbyt łatwy biznes);
• płatności gotówką dużych kwot;
• zapłaty za tę samą transakcję na różne rachunki bankowe lub rachunki zagraniczne;
• przedsiębiorców działających bez odpowiedniego miejsca prowadzenia działalności;
• podmiotów wprowadzających ograniczenia możliwości kontraktu i reklamacji;
• produktów bez odpowiednich certyfikatów i norm;
• podmiotów sprzedających bez dokumentów, paragonów i faktur.